Índice
1. Quiénes somos y a quién aplica
Responsable del tratamiento: OnTimeCar S.A.S., Colombia. Correo: informatica@ontimecar.com.co.
Esta política explica cómo tratamos los datos personales en la aplicación móvil
OnTimeCar (“la App”), disponible para Android e iOS con el identificador
com.gestiova.ontimecar.
La App es una herramienta de trabajo de uso exclusivo para conductores de OnTimeCar. No está abierta al público y no permite registrarse: solo puede entrar quien tiene un usuario asignado por la empresa. En ella intervienen dos grupos de personas:
- El conductor, que es quien usa la App e inicia sesión.
- El paciente transportado y su acompañante, cuyos datos el conductor registra como constancia del servicio, aunque no usen la App.
Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Colombia) y el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) para personas ubicadas en la Unión Europea.
Al instalar y usar la App confirmas que has leído y comprendido esta política. En todo momento puedes revocar los permisos desde los ajustes de tu dispositivo.
2. Resumen
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Se vende o alquila algún dato? | No |
| ¿Hay publicidad? | No |
| ¿Hay analítica o rastreo de terceros? | No. La App no incorpora ningún SDK de analítica, publicidad ni medición. |
| ¿Se usa la ubicación en segundo plano? | Sí, con tu autorización y solo mientras tienes la sesión abierta. |
| ¿Se accede a la galería de fotos? | No. Solo a la cámara, y únicamente cuando tomas la foto de soporte. |
| ¿Se accede al micrófono, los contactos o el calendario? | No |
| ¿Se trata información relacionada con la salud? | Sí. Ver el apartado 3. |
| ¿Viaja todo cifrado? | Sí, mediante HTTPS/TLS. |
| ¿Puedes revocar los permisos? | Sí, en cualquier momento desde los ajustes del teléfono. |
3. Datos que tratamos
3.1 Datos del conductor que usa la App
- Datos de la cuenta: usuario, documento de identidad, nombre, correo electrónico y teléfono, asignados por OnTimeCar. La App no permite crear cuentas.
- Ubicación precisa (GPS), incluida la de segundo plano: latitud, longitud, precisión, velocidad, rumbo y marca de tiempo del vehículo, mientras la jornada está abierta.
- Nivel de batería del teléfono, enviado junto con cada posición para que la central sepa si el equipo está a punto de apagarse durante un traslado.
- Actividad del servicio: traslados asignados, horas de recogida y entrega, novedades y observaciones que registras.
Cuando registras una recogida o una entrega en un sitio sin señal de GPS —por ejemplo, dentro de un edificio—, la App puede guardar la última ubicación conocida del teléfono en lugar de una actual. En ese caso queda marcada como tal, junto con su antigüedad, para que nadie la confunda con la posición exacta del momento.
3.2 Datos de pacientes y acompañantes (terceros)
El conductor registra en la App datos de personas que no la usan. Provienen de la programación de traslados de OnTimeCar y de la constancia que se levanta en el momento del servicio:
- Identificación y contacto: nombre, documento, teléfono y direcciones de recogida y de destino del paciente.
- Firma manuscrita del paciente o de su acompañante, capturada en la pantalla como constancia de la recogida o de la entrega.
- Fotografía de soporte, tomada con la cámara cuando el paciente no puede firmar, como evidencia alternativa de que el servicio se prestó.
- Información relacionada con la salud: el hecho mismo del traslado, la institución de destino y el tipo de servicio (por ejemplo, una sesión de diálisis o una terapia) permiten inferir información sobre la condición de salud del paciente. Tratamos esta información con el mismo nivel de reserva que exige la historia clínica, únicamente para prestar y soportar el servicio de transporte contratado, y nunca con fines comerciales, publicitarios ni de perfilado.
3.3 Datos técnicos
La App no incorpora herramientas de analítica, medición de uso, publicidad ni reporte automático de fallos. Los únicos datos técnicos que existen son los propios de cualquier comunicación por internet, que nuestros servidores registran para operar y proteger el servicio: dirección IP de origen y fecha y hora de la petición. Además, cada registro de recogida o entrega guarda la versión de la App con la que se hizo, dato que usamos únicamente para dar soporte cuando algo falla. No construimos perfiles ni identificadores publicitarios, no recogemos el modelo del teléfono ni el sistema operativo, y no usamos estos registros para seguir tu actividad fuera de la App.
4. Finalidades y base legal
| Para qué | Base legal (Ley 1581/2012) | Base legal (GDPR art. 6) |
|---|---|---|
| Prestar, coordinar y registrar el servicio de transporte de pacientes | Ejecución de la relación contractual y laboral | 6.1.b — ejecución de contrato |
| Seguimiento del vehículo durante la jornada, para coordinar los traslados y responder ante incidencias | Autorización previa, expresa e informada del conductor | 6.1.a — consentimiento; 6.1.f — interés legítimo en la seguridad de la operación |
| Generar la constancia del servicio (firma, fotografía, planilla) para efectos contractuales, de facturación y de auditoría | Ejecución contractual y obligación legal | 6.1.b y 6.1.c |
| Atender reclamaciones, auditorías y requerimientos de autoridades y de las entidades que contratan el servicio | Obligación legal | 6.1.c — obligación legal |
| Prevenir y detectar fraude o usos no autorizados de la App | Interés legítimo | 6.1.f — interés legítimo |
En Colombia, el tratamiento de los datos del conductor se realiza con su autorización previa, expresa e informada. El tratamiento de los datos del paciente se ampara en la relación contractual entre OnTimeCar y la entidad que ordena el traslado, y en la autorización que el paciente otorga a esa entidad.
5. Permisos de la aplicación
Puedes revisarlos y revocarlos cuando quieras: en Android, Ajustes > Aplicaciones > OnTimeCar > Permisos; en iOS, Ajustes > OnTimeCar.
5.1 Android
| Permiso | Para qué se usa | Cuándo se pide |
|---|---|---|
ACCESS_FINE_LOCATIONACCESS_COARSE_LOCATION |
Ubicación del vehículo para el seguimiento del traslado y registro del lugar de recogida y de entrega. | Al abrir la jornada. |
ACCESS_BACKGROUND_LOCATION |
Seguir enviando la ubicación con la pantalla apagada o mientras usas el navegador. Ver el apartado 6. | Con una explicación previa dentro de la App y consentimiento explícito. |
FOREGROUND_SERVICEFOREGROUND_SERVICE_LOCATION |
Mantener activo el servicio de envío de ubicación mientras trabajas. Siempre va acompañado de una notificación visible. | Automático al iniciar el envío. |
POST_NOTIFICATIONS |
Mostrar la notificación permanente que indica que el envío de ubicación está activo, y los avisos de traslados. | Al primer uso. |
REQUEST_IGNORE_BATTERY_OPTIMIZATIONS |
Solicitarte que excluyas la App del ahorro de batería. Sin esa exclusión, varios fabricantes cierran la App al cabo de un rato y la central pierde de vista el vehículo en mitad de un traslado. Es opcional: puedes negarla y la App sigue funcionando, con el riesgo de que el sistema la detenga. | Solo si se detecta que el sistema está deteniendo el envío. |
CAMERA |
Tomar la fotografía de soporte de la entrega cuando el paciente no puede firmar. No se accede a la galería, solo a la cámara en el momento de la captura. | La primera vez que tomas una foto. |
USE_BIOMETRIC / USE_FINGERPRINT |
Permitirte entrar con huella en lugar de escribir la contraseña: la huella desbloquea las credenciales que quedaron guardadas cifradas en el teléfono. Es opcional. La huella la verifica el sistema operativo: la App nunca la ve, ni se envía ni se guarda en ningún servidor. | Solo si activas el acceso por huella. |
INTERNET, ACCESS_NETWORK_STATE, WAKE_LOCK, VIBRATE |
Permisos técnicos: comunicación con el servidor, detección de conexión para la cola sin señal, y avisos. | No requieren tu confirmación. |
La App bloquea expresamente los permisos de micrófono
(RECORD_AUDIO), de superposición de pantalla (SYSTEM_ALERT_WINDOW) y de
lectura y escritura del almacenamiento del teléfono (READ_EXTERNAL_STORAGE y
WRITE_EXTERNAL_STORAGE): no aparecen en la versión que se instala, ni siquiera como
permisos disponibles.
5.2 iOS
| Permiso | Para qué se usa |
|---|---|
| Ubicación mientras se usa la App | Seguimiento del traslado en curso y registro del lugar exacto de recogida y entrega. |
| Ubicación siempre (segundo plano) | Seguir enviando la posición a la central mientras la sesión está abierta, también con la App en segundo plano. Deja de hacerlo al cerrar sesión. |
| Cámara | Fotografía de soporte al firmar la planilla del traslado. No se accede a la fototeca. |
| Face ID | Entrar sin escribir la contraseña. Face ID lo verifica el propio iPhone; la App no recibe ni almacena datos biométricos. |
6. Ubicación en segundo plano
Este es el punto más sensible de la App y queremos que quede claro.
Qué hace: mientras el conductor tiene la jornada abierta, la App envía la ubicación del vehículo a la central de operaciones de OnTimeCar, que coordina los traslados y responde ante incidencias. Como el conductor conduce con la pantalla apagada o usando una app de navegación, el envío debe continuar en segundo plano; de lo contrario el sistema lo detiene y la central pierde el vehículo.
Qué se envía en cada punto: un identificador del conductor asignado por OnTimeCar, marca de tiempo, latitud, longitud, velocidad, rumbo, altitud, precisión de la lectura, nivel de batería del teléfono y si está cargando. Nada más: no se envía el contenido del teléfono, ni su modelo, ni identificadores publicitarios. Los campos que el GPS no logre calcular simplemente no se envían.
A dónde va: a la plataforma de seguimiento de flota de OnTimeCar
(seguimiento.ontimecar.com.co), alojada en nuestros propios servidores. Allí el
identificador se asocia a la placa del vehículo y al nombre del conductor para que la central
sepa a quién está viendo. No interviene ningún servicio de rastreo de terceros.
Cómo sabes que está activo: mientras se envía la ubicación hay siempre una notificación visible en la barra del teléfono. Además, la pantalla “Envío de ubicación” dentro de la App muestra el estado y la hora del último envío.
Cuándo se detiene: al cerrar sesión, al cerrar la App o al revocar el permiso desde los ajustes del teléfono. Fuera de la jornada no se envía nada.
Para qué NO se usa: la ubicación no se usa para publicidad, no se vende, no se comparte con terceros ajenos a la prestación del servicio y no se emplea para evaluar al conductor fuera de su jornada de trabajo.
7. Lo que no hacemos
- No vendemos ni alquilamos datos personales a nadie.
- No mostramos publicidad ni usamos identificadores publicitarios.
- No incorporamos SDK de analítica, atribución, medición ni redes sociales.
- No accedemos a la galería de fotos, los contactos, el calendario, el micrófono, los SMS ni el registro de llamadas.
- No rastreamos tu actividad en otras aplicaciones ni en sitios web.
- No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.
8. Dónde se guarda la información
8.1 En tu teléfono
La App guarda información en el propio dispositivo para poder trabajar sin cobertura, que es algo habitual durante los traslados:
- Cola de posiciones: una base de datos local guarda los puntos GPS que aún no se han podido enviar. Cada punto se borra en cuanto el servidor lo acepta, y la cola tiene un tope máximo a partir del cual se descartan los más antiguos.
- Copia de la jornada del día: los traslados asignados para esa jornada, con el nombre y la dirección del paciente y las observaciones del servicio, para que la App pueda abrirse y funcionar en zonas sin cobertura. Se reemplaza cada día y se elimina al cerrar sesión.
- Lista de firmantes del día: nombre y código de los pacientes y acompañantes de tu ruta, para poder recoger la firma sin señal. Se reemplaza al cargar otro día.
- Registros pendientes de enviar: las recogidas y entregas hechas sin cobertura, con su firma, su fotografía y su posición. Se eliminan del teléfono en cuanto el servidor los acepta.
- Registros rechazados: si el servidor rechaza definitivamente un registro, este se conserva en el teléfono con su firma y su fotografía para poder revisarlo con soporte, y se elimina automáticamente a los 60 días. Junto a él se guarda una nota técnica del rechazo que contiene únicamente coordenadas, nunca la firma ni la fotografía.
- Credenciales: si activas el acceso por huella o Face ID, tu usuario y tu contraseña se guardan cifrados por el propio sistema operativo (Keystore en Android, Keychain en iOS). Si no lo activas, no se guardan. La sesión abierta se mantiene mediante un identificador temporal en el almacenamiento de la App.
- Archivos temporales: la fotografía tomada con la cámara se borra del teléfono en cuanto queda incorporada al registro del traslado. Las planillas en PDF que descargas se eliminan la siguiente vez que abres la App.
- Preferencias sin datos personales: vista elegida, avisos ya aceptados, estado del envío de ubicación.
Al desinstalar la App se elimina todo lo anterior del teléfono.
8.2 Inicio de sesión al cambiar de teléfono (solo Android)
La App puede crear una credencial de restauración del sistema Android: un identificador aleatorio, sin ningún dato personal dentro, que viaja en la copia de seguridad de tu cuenta de Google y permite que al estrenar teléfono no tengas que volver a escribir la contraseña. Solo sirve para canjearlo por una sesión en nuestro servidor y no da acceso a ninguna otra información.
8.3 En nuestros servidores
La información del servicio se almacena en la infraestructura de OnTimeCar y de sus proveedores tecnológicos, bajo contrato de tratamiento y confidencialidad:
- Los datos del traslado, la firma y la fotografía de soporte se envían cifrados y se almacenan en la base de datos de OnTimeCar.
- Las posiciones del vehículo se almacenan en la plataforma de seguimiento de flota de OnTimeCar, en sus propios servidores.
9. Conservación
- Los soportes del servicio (planillas, firmas, fotografías, datos del traslado) se conservan mientras dure la relación contractual y, después, durante los plazos de conservación exigidos por la normativa colombiana en materia contable, tributaria y de soportes de facturación en salud, y mientras puedan derivarse reclamaciones o auditorías.
- Los registros de ubicación se conservan el tiempo necesario para la coordinación operativa, la atención de incidencias y las auditorías de servicio.
- Cumplidas las finalidades y los plazos legales, la información se elimina o se anonimiza de forma segura.
- Los registros rechazados que quedan en el teléfono del conductor se eliminan automáticamente a los 60 días.
- Las fotografías no se conservan en el teléfono una vez incorporadas al registro del traslado, y las planillas descargadas se eliminan al volver a abrir la App.
10. Con quién se comparte
No vendemos ni cedemos datos personales. Podemos compartirlos únicamente en estos casos:
- Con la entidad que ordena el traslado (EPS, IPS o cliente corporativo), cuando es necesario para ejecutar, soportar o facturar el servicio contratado. Esto incluye los soportes del traslado —la planilla, la firma y la fotografía— que respaldan la facturación, y la posibilidad de que esa entidad compruebe la autenticidad de una planilla mediante el código de verificación impreso en ella.
- Con proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento (alojamiento, plataforma de seguimiento de flota, correo, soporte), bajo contrato de tratamiento de datos y obligación de confidencialidad, y siguiendo nuestras instrucciones.
- Con autoridades competentes, cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.
Ni Google ni Apple reciben de nuestra parte los datos de los traslados ni las ubicaciones. Su intervención se limita a la distribución de la App en sus tiendas.
11. Seguridad
- Todas las comunicaciones de la App con nuestros servidores viajan cifradas mediante HTTPS/TLS. La App no admite conexiones sin cifrar.
- Acceso restringido por usuario y rol: cada conductor solo ve sus propios traslados.
- Credenciales guardadas en el almacenamiento seguro del sistema operativo.
- Registros de actividad y auditoría sobre las operaciones del servicio.
- Minimización: la App solo pide los permisos que usa, y los que no usa están bloqueados.
Aplicamos medidas alineadas con las buenas prácticas del sector. Ningún sistema es infalible; si llegara a producirse un incidente que afecte a tus datos, actuaremos conforme a los plazos y deberes de notificación que exige la normativa aplicable.
12. Tus derechos y cómo ejercerlos
Puedes ejercer, según la normativa que te aplique:
- Acceso: saber qué datos tuyos tratamos.
- Rectificación: corregir datos inexactos o desactualizados.
- Supresión: solicitar su eliminación cuando proceda.
- Oposición y limitación (UE): oponerte o restringir ciertos tratamientos.
- Portabilidad (UE): recibir tus datos en un formato interoperable.
- Revocación del consentimiento: desactivar la ubicación en segundo plano, la cámara o el acceso por huella desde los ajustes del teléfono, en cualquier momento y sin justificación.
Eliminación de la cuenta y de los datos
La App no permite crear cuentas: las asigna OnTimeCar a su personal. Para solicitar la eliminación de tu cuenta y de los datos asociados, escribe a informatica@ontimecar.com.co indicando tu nombre y documento. Atenderemos la solicitud en los plazos legales.
Qué se elimina: tus datos de cuenta y de contacto, y la información del servicio que no esté sujeta a una obligación legal de conservación.
Qué se conserva y por cuánto: los soportes de traslados ya facturados —planilla, firma, fotografía y datos del servicio— se conservan durante los plazos que exige la normativa colombiana en materia contable, tributaria y de soportes de facturación en salud, y mientras puedan derivarse reclamaciones o auditorías sobre ese servicio. No podemos eliminarlos antes sin incumplir esas obligaciones. Al responder a tu solicitud te indicaremos exactamente qué información queda conservada por este motivo.
Si consideras que no hemos atendido tu solicitud correctamente, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (Colombia) o a la autoridad de protección de datos de tu país de residencia en la Unión Europea.
13. Transferencias internacionales
La información se aloja principalmente en Colombia. Si alguno de nuestros proveedores tecnológicos procesa datos fuera del país, aplicamos las garantías reconocidas por la normativa (cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos equivalentes) para que la protección se mantenga.
14. Menores de edad
La App es una herramienta de trabajo dirigida exclusivamente a conductores mayores de edad. No se dirige a menores ni permite su registro.
Cuando la persona transportada es un menor de edad, sus datos y la firma de su acompañante se tratan por cuenta de la entidad que ordena el traslado, en el marco del servicio de salud contratado y con las mismas garantías de reserva descritas en esta política.
15. Cambios en esta política
Podemos actualizarla para reflejar cambios operativos, legales o de la propia App. La versión vigente estará siempre publicada en www.ontimecar.com.co/politica con su fecha de actualización. Si el cambio afecta de forma significativa al tratamiento de tus datos, te lo avisaremos dentro de la App.
16. Contacto
OnTimeCar S.A.S.
Correo: informatica@ontimecar.com.co
Teléfono: +57 (602) 398 9667
Dirección: Calle 13 # 67 30, Cali, Colombia
Información adicional para las tiendas de aplicaciones
- La App declara y explica el uso de la ubicación en segundo plano, su finalidad operativa y la notificación visible que la acompaña.
- La App no vende datos personales ni los usa con fines publicitarios o de seguimiento entre aplicaciones.
- Los datos se usan exclusivamente para prestar y soportar el servicio de transporte de pacientes y para cumplir obligaciones legales.
- El acceso está restringido a conductores con usuario asignado por OnTimeCar; la App no ofrece registro público.